Sekretesspolicy

Definitions

Terms not defined here have the meanings given in the Terms and Conditions or the GDPR.
"GDPR" means Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council.
"Personal Data" has the meaning given in GDPR Article 4(1).
"Processing" has the meaning given in GDPR Article 4(2).
"Data Subject" means the identified or identifiable natural person to whom Personal Data relates.
"Sub-processor" means any third party engaged by iConvo to process Personal Data on behalf of the Client.
"Supervisory Authority" means the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY) or any other competent data protection authority.

Roles of the Parties

The Client is the data controller and determines the purposes and means of processing Personal Data uploaded to the Service. iConvo is the data processor and processes Personal Data only on behalf of and under the instructions of the Client.

Subject Matter and Nature of Processing

När vi använder vår tjänst kan vi be dig att förse oss med vissa personligt identifierbara uppgifter som kan användas för att kontakta eller identifiera dig ("Personuppgifter"). Personligt identifierbar data kan innefatta:

E-postadress
Förnamn och efternamn
Cookies och användningsdata
Alla personuppgifter som du själv tillhandahåller genom Tjänsten
Användningsdata kan innefatta information som din dators Internet Protocol-adress (t.ex. IP-adress), webbläsartyp, webbläsarversion, sidorna i vår tjänst som du besöker, tid och datum för ditt besök, tiden som spenderats på dessa sidor, unik enhet identifierare och andra diagnostiska data

När du får åtkomst till tjänsten via eller via en mobil enhet kan denna användningsdata inkludera information såsom vilken typ av mobil enhet du använder, din mobila enhets unika ID, din mobila enhets IP-adress, ditt mobila operativsystem, typen av mobil webbläsare du använder, unika enhetsidentifierare och annan diagnostisk data.

Obligations of iConvo as Processor

iConvo shall:

Process Personal Data only on documented instructions from the Client, including with regard to transfers of Personal Data to third countries, unless required to do so by EU or Member State law.

Ensure that persons authorised to process Personal Data are bound by appropriate confidentiality obligations.

Implement appropriate technical and organisational security measures as required by GDPR Article 32.

Assist the Client in responding to requests from Data Subjects exercising their rights under Chapter III of the GDPR.

Assist the Client in ensuring compliance with obligations under GDPR Articles 32–36 (security, breach notification, data protection impact assessments).

At the Client's choice, delete or return all Personal Data upon termination of the Service, and delete existing copies unless EU or Member State law requires storage.

Make available to the Client all information necessary to demonstrate compliance with this DPA, and allow for and contribute to audits conducted by the Client or a mandated auditor, with reasonable notice.

Notify the Client without undue delay if iConvo believes an instruction violates applicable data protection law.

Client Obligations as Controller

iConvo kommer inte att anlita något tredje parts företag eller individer för att underlätta vår Tjänst ("Tjänsteleverantörer") utan att informera dig, kunden, i förväg.

Alla godkända tredje parter som har tillgång till personuppgifter får endast utföra uppgifter för vår räkning och är skyldiga att inte avslöja eller använda dem för något annat ändamål.

.

iConvo anlitar inte någon tjänsteleverantör utanför EU/EES för behandling av personuppgifter.

Sub-processors

Authorisation

The Client grants iConvo general authorisation to engage the following sub-processors to assist in providing the Service:

Supabase Inc. — Database storage and authentication. Data stored in EU (Ireland, AWS eu-west-1).

Deepgram Inc. — Speech-to-text transcription. Data processed transiently; not retained after transcription.

Anthropic PBC — AI analysis of transcripts. Data processed transiently; not used for model training.

Vercel Inc. — Cloud hosting and content delivery. EU edge network used.

Stripe Inc. — Payment processing. Billing data only; no Client Data processed.

Changes to Sub-processors

iConvo will provide at least 30 days' prior written notice of any intended changes to sub-processors. The Client may object to a new sub-processor within 14 days by providing written notice. If the Client objects and the parties cannot resolve the objection, the Client may terminate the relevant Service with 30 days' written notice.

Sub-processor Obligations

iConvo shall impose data protection obligations on all sub-processors equivalent to those in this DPA. iConvo remains liable to the Client for the performance of sub-processors' obligations.

International Data Transfers

Vi följer allmänt accepterade branschstandarder för att skydda informationen som skickas till oss, både under överföringen och när vi har tagit emot den. Vi upprätthåller lämpliga administrativa, tekniska och fysiska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstörelse, oavsiktlig förlust, obehörig ändring, obehörig avslöjande eller åtkomst, missbruk och varje annan olaglig form av behandling av personuppgifterna i vår besittning. Detta inkluderar till exempel brandväggar, lösenordsskydd och andra åtkomst- och autentiseringskontroller. Vi använder SSL-teknik för att kryptera data under överföring via det offentliga internet, och vi använder även säkerhetsfunktioner på applikationslager för att ytterligare anonymisera personuppgifter.

Security Measures

Vi följer allmänt accepterade branschstandarder för att skydda informationen som skickas till oss, både under överföringen och när vi har tagit emot den. Vi upprätthåller lämpliga administrativa, tekniska och fysiska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstörelse, oavsiktlig förlust, obehörig ändring, obehörig avslöjande eller åtkomst, missbruk och varje annan olaglig form av behandling av personuppgifterna i vår besittning. Detta inkluderar till exempel brandväggar, lösenordsskydd och andra åtkomst- och autentiseringskontroller. Vi använder SSL-teknik för att kryptera data under överföring via det offentliga internet, och vi använder även säkerhetsfunktioner på applikationslager för att ytterligare anonymisera personuppgifter.

Personal Data Breach Notification

Vi följer allmänt accepterade branschstandarder för att skydda informationen som skickas till oss, både under överföringen och när vi har tagit emot den. Vi upprätthåller lämpliga administrativa, tekniska och fysiska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstörelse, oavsiktlig förlust, obehörig ändring, obehörig avslöjande eller åtkomst, missbruk och varje annan olaglig form av behandling av personuppgifterna i vår besittning. Detta inkluderar till exempel brandväggar, lösenordsskydd och andra åtkomst- och autentiseringskontroller. Vi använder SSL-teknik för att kryptera data under överföring via det offentliga internet, och vi använder även säkerhetsfunktioner på applikationslager för att ytterligare anonymisera personuppgifter.

Data Subject Rights

iConvo shall, taking into account the nature of processing, assist the Client by appropriate technical and organisational measures in fulfilling the Client's obligation to respond to requests from Data Subjects exercising their rights under GDPR Chapter III (access, rectification, erasure, restriction, portability, objection).
iConvo will promptly forward any Data Subject requests received directly to the Client and shall not respond to such requests without the Client's prior authorisation.